Code de confidentialité
Introduction
La dentisterie est une profession réglementée en Ontario en vertu de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR). Il incombe au Ordre royal des chirurgiens dentistes de l'Ontario (le Ordre) de réglementer les dentistes de l'Ontario dans l'intérêt du public.
L'Ordre a des obligations légales en vertu de la LPSR et de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé en ce qui concerne la confidentialité et le respect de la vie privée des renseignements qu'il recueille ou reçoit d'une autre manière dans le cadre de ses objectifs et de son mandat réglementaire.
Les principales obligations légales de l'Ordre se trouvent dans la LPSR, à l'article 36. Cet article s'applique à toutes les personnes employées, engagées ou nommées par l'Ordre, y compris les membres du conseil ou des comités de l'Ordre.
Engagements du Ordre
Dans le cadre de ses obligations légales, le Ordre a pris un certain nombre d'engagements afin de garantir que les informations restent confidentielles et privées. Ces engagements sont les suivants.
1. Responsable de la protection de la vie privée
Le Ordre dispose d'un responsable de la protection de la vie privée qui supervise toutes les questions relatives à la confidentialité et à la vie privée.
La registraire adjointe, Andréa Foti, est l'agente de la protection de la vie privée de l'Ordre. Les plaintes ou les questions concernant la vie privée ou la confidentialité doivent lui être adressées à l'adresse suivante : privacy@rcdso.org.
2. Limitation de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation
L'Ordre ne recueillera, n'utilisera ou ne divulguera des renseignements que dans la mesure où la loi l'exige ou le permet.
Le code de procédure de la LPSR et les règlements de l'Ordre désignent clairement les renseignements concernant les membres qui sont accessibles au public. Les règlements peuvent être consultés sur le site Web de l'Ordre à l'adresse www.rcdso.org.
En outre, en vertu du code de procédure de la LPSR, l'Ordre est tenu de publier certaines informations concernant les audiences disciplinaires menées par le comité de discipline.
En vertu du code de procédure de la RHPA, les audiences disciplinaires menées par le comité de discipline sont généralement ouvertes au public. Les éléments de preuve lors d'une audience disciplinaire peuvent inclure des informations personnelles concernant le membre et ses patients, ses employeurs et ses collègues, liées à des allégations de faute professionnelle ou d'incompétence. En vertu du code de procédure de la LPSR, le panel du comité de discipline a le pouvoir discrétionnaire de fermer une audience dans certaines circonstances prescrites et/ou de restreindre la publication d'informations personnelles, le cas échéant.
Le Ordre tient et met régulièrement à jour un plan de classification des documents et un calendrier de conservation.
3. Précision
L'Ordre fait de son mieux pour s'assurer que les renseignements qu'il recueille, utilise, divulgue ou conserve sont exacts.
Les dentistes sont tenus de fournir au Ordre des renseignements à jour sur leur nom, leurs coordonnées et leur emploi et d'aviser le Ordre de tout changement dans les dix (10) jours qui suivent. Ces renseignements sont mis à jour dans le tableau public dans les 24 heures suivant leur réception par le Ordre et lorsque les membres renouvellent leur inscription auprès du Ordre.
4. Garanties
L'Ordre s'assure que les informations qu'il détient sont sécurisées.
L'Ordre utilise des systèmes de sécurité multicouches pour protéger les données électroniques au sein de l'infrastructure de l'Ordre, ainsi que des politiques sur la sécurité des appareils mobiles et le cryptage des courriels. Les autres mesures de sécurité comprennent la restriction de l'accès à l'information au personnel autorisé, l'assurance que les dossiers physiques sont sous clé, le cryptage des fichiers numériques pour le transfert hors site et la gestion centralisée des documents du comité. L'Ordre revoit régulièrement ses mesures de sécurité pour s'assurer que toutes les informations sont sécurisées.
Les employés de l'Ordre reçoivent une orientation et une formation continue concernant les mesures de protection de l'information requises et leur importance. Les membres du conseil et des comités reçoivent une orientation quant à leurs obligations en matière de confidentialité.
L'Ordre s'assure que les renseignements qui ne doivent plus être conservés sont éliminés de façon sécuritaire.