Étape 1 : Prise de contact
Nous vous appellerons pour vous fournir des informations sur le processus de RP et vous demander si vous souhaitez y participer. Si vous acceptez de participer, nous vous enverrons une lettre et vous demanderons de signer des formulaires.
Étape 2 : Informer le dentiste
Nous informerons le dentiste de la plainte et lui demanderons s'il accepte de participer.
L'Ordre remettra au dentiste une copie de votre plainte, demandera une copie de votre dossier patient et lui remettra des formulaires à remplir pour participer à la procédure.
Étape 3 : Renvoi au RP
Si les deux parties acceptent de participer, l'affaire est transmise au greffier qui l'examine et approuve la poursuite de la procédure de RP.
Étape 4 : Préparation de la médiation
Le personnel de l'Ordre organisera une réunion de médiation et vous fournira, ainsi qu'au dentiste, les documents nécessaires avant la réunion. Les deux parties devront fournir des informations sur les objectifs de la médiation.
La médiation est l'occasion de communiquer respectueusement et ouvertement sur la plainte et de travailler à sa résolution. Vous et le dentiste êtes invités à venir à la médiation en étant prêts à écouter activement, à être flexibles et à ne pas avoir d'idée préconçue.
Voir cette vidéo pour savoir comment se préparer à la médiation.
Étape 5 : La réunion de médiation
Un facilitateur/médiateur qualifié animera la médiation qui se déroulera par téléphone ou sur Zoom. La réunion durera environ deux heures.
Certaines médiations peuvent également se dérouler sur quelques jours par le biais d'une médiation par navette (le médiateur fait la navette entre vous et le dentiste pour tenter de résoudre la plainte).
Étape 6 : Prendre une résolution
Si vous et le dentiste parvenez à un accord au cours de la médiation, une résolution sera rédigée pour que vous et le dentiste l'examiniez et la signiez.
Étape 7 : Approbation de la résolutionLe greffier lit la résolution et décide de l'adopter ou non.
Voir cette vidéo pour en savoir plus sur ce qui se passe pendant et après une réunion de médiation.
Vous et le dentiste avez la possibilité de clarifier les malentendus qui ont pu se produire.
Dans certains cas, le dentiste peut reconnaître vos préoccupations, présenter des excuses ou proposer de faire les choses différemment à l'avenir.
Lorsque la médiation met en évidence un point à améliorer, le dentiste peut proposer de suivre une formation ou de rédiger un document d'auto-réflexion afin d'améliorer sa pratique.
Le dentiste peut accepter de modifier ses procédures et politiques et de partager les informations avec son personnel. Vous pouvez également apprendre que le dentiste a agi de manière appropriée dans les circonstances et reconnaître qu'aucune autre action n'est nécessaire.
Dans quelques cas, une petite réparation financière (comme une dispense ou un remboursement des frais) peut être disponible.
Le RP est limité dans le temps. En vertu de la loi, vous et le dentiste ne disposez que de 60 jours à compter de la date à laquelle le greffier approuve l'inscription de l'affaire au registre des litiges pour résoudre l'affaire. Le greffier peut prolonger ce délai jusqu'à 120 jours s'il estime qu'il en va de l'intérêt public.
Si le délai est dépassé, la procédure de RP doit prendre fin et le Ordre examinera la plainte.
