Code de confidentialité
Introduction
La dentisterie est une profession réglementée en Ontario en vertu de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR). Il incombe au Ordre royal des chirurgiens dentistes de l'Ontario (le Ordre) de réglementer les dentistes de l'Ontario dans l'intérêt du public.
l'Ordre a des obligations légales en vertu de la loi sur la protection de la santé et de la loi de 2004 sur la protection des informations personnelles relatives à la santé, en ce qui concerne la confidentialité et le respect de la vie privée des informations qu'elle recueille ou reçoit dans le cadre de ses objectifs et de son mandat réglementaire.
Les principales obligations légales pour l'Ordre se trouvent dans la loi sur la protection des droits de l'homme (RHPA), à l'article 36. Cette section s'applique à toutes les personnes employées, engagées ou nommées par l'Ordre, y compris les membres du conseil de l'Ordre ou des comités de l'Ordre.
Engagements du Ordre
Dans le cadre de ses obligations légales, le Ordre a pris un certain nombre d'engagements afin de garantir que les informations restent confidentielles et privées. Ces engagements sont les suivants.
1. Responsable de la protection de la vie privée
Le Ordre dispose d'un responsable de la protection de la vie privée qui supervise toutes les questions relatives à la confidentialité et à la vie privée.
Le registrateur adjoint, Andréa Foti, est le responsable de la protection de la vie privée à l'l'Ordre. Les plaintes ou les questions relatives à la protection de la vie privée ou à la confidentialité peuvent lui être adressées à l'adresse suivante : privacy@rcdso.org.
2. Limitation de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation
l'Ordre ne recueillera, n'utilisera ou ne divulguera des informations que dans la mesure où la loi l'exige ou l'autorise.
Le code de procédure de l'APHR et le règlement intérieur de l'Ordre désignent clairement les informations concernant les membres qui sont accessibles au public et le règlement intérieur peut être consulté sur le site web l'Ordre à l'adresse www.rcdso.org.
En outre, en vertu du code de procédure de l'APHR, l'Ordre est tenu de publier certaines informations concernant les audiences disciplinaires menées par le comité de discipline.
En vertu du code de procédure de la RHPA, les audiences disciplinaires menées par le comité de discipline sont généralement ouvertes au public. Les éléments de preuve lors d'une audience disciplinaire peuvent inclure des informations personnelles concernant le membre et ses patients, ses employeurs et ses collègues, liées à des allégations de faute professionnelle ou d'incompétence. En vertu du code de procédure de la LPSR, le panel du comité de discipline a le pouvoir discrétionnaire de fermer une audience dans certaines circonstances prescrites et/ou de restreindre la publication d'informations personnelles, le cas échéant.
Le Ordre tient et met régulièrement à jour un plan de classification des documents et un calendrier de conservation.
3. Précision
l'Ordre met tout en œuvre pour garantir l'exactitude des informations qu'elle recueille, utilise, divulgue ou conserve.
Les dentistes sont tenus de fournir au Ordre des renseignements à jour sur leur nom, leurs coordonnées et leur emploi et d'aviser le Ordre de tout changement dans les dix (10) jours qui suivent. Ces renseignements sont mis à jour dans le tableau public dans les 24 heures suivant leur réception par le Ordre et lorsque les membres renouvellent leur inscription auprès du Ordre.
4. Garanties
l'Ordre veille à ce que les informations qu'il détient soient sécurisées.
l'Ordre Le Comité emploie des systèmes de sécurité à plusieurs niveaux pour protéger les données électroniques au sein de l'infrastructure de l'Ordre, ainsi que des politiques de sécurité pour les appareils mobiles et le cryptage des courriels. D'autres mesures de sécurité consistent à limiter l'accès aux informations au personnel autorisé, à s'assurer que les fichiers physiques sont sous clé, à crypter les fichiers numériques pour les transférer hors site et à gérer les documents du Comité de manière centralisée. l'Ordre revoit régulièrement ses mesures de sécurité afin de s'assurer que toutes les informations sont sécurisées.
Les employés de l'Ordre reçoivent une orientation et une formation continue concernant les mesures de protection des informations requises et leur importance. Les membres du Conseil et des comités sont informés de leurs obligations en matière de confidentialité.
l'Ordre veille à ce que les informations qu'il n'est plus nécessaire de conserver soient éliminées de manière sûre.