Les patients ont-ils droit à des copies de leurs dossiers dentaires ?
Les patients ont le droit d'obtenir des copies de tout ou partie de leur dossier dentaire. Si un patient et/ou un représentant autorisé demande une copie du dossier complet du patient, cette information doit être fournie. La demande de dossiers dentaires ne doit pas nécessairement provenir d'un autre cabinet dentaire, et les dentistes peuvent fournir des copies de dossiers dentaires à leurs patients directement s'ils en font la demande. Les demandes formulées par les patients et la communication des dossiers dentaires doivent être documentées dans les dossiers des patients.
Oui, si le patient a consenti à la communication des dossiers. Dans la plupart des cas, le nouveau dentiste du patient aura fourni une demande de dossiers signée par le patient. En cas de doute sur ce que le patient a consenti à ce que vous divulguiez, contactez le patient ou le nouveau dentiste pour obtenir des éclaircissements. Si vous adressez un patient à un autre dentiste, obtenez à l'avance le consentement du patient pour la communication des dossiers et la divulgation de renseignements personnels sur la santé, comme cela peut être exigé dans un formulaire ou un rapport d'orientation.
Oui, le patient peut venir chercher des copies de son dossier dentaire à votre cabinet ou demander qu'elles lui soient envoyées par courrier recommandé ou par service de messagerie à son domicile. Si le patient vient chercher ses dossiers, demandez-lui de signer dans son dossier pour attester qu'il les a reçus. Si une autre personne vient chercher les dossiers du patient à votre bureau, assurez-vous d'avoir le consentement du patient pour les lui remettre. Le patient peut l'indiquer à l'avance en signant son consentement.
Les dentistes sont tenus par la loi de tenir des registres. Les patients ont le droit d'obtenir des radiographies en double de qualité diagnostique sur film, papier photographique ou formats numériques appropriés. Les patients ont également droit à des modèles d'étude en double ou à des images numériques de qualité diagnostique équivalente. Les images numériques peuvent être fournies sur des supports amovibles ou par courrier électronique sécurisé avec un cryptage fort.
Bien que de nombreux dentistes fournissent gratuitement des copies de dossiers dentaires par courtoisie pour leurs patients, un dentiste peut facturer des frais correspondant aux coûts directs encourus pour la reproduction et la diffusion de ces dossiers. Ces frais peuvent inclure les frais d'envoi, les frais de laboratoire dentaire ou de duplication de radiographies, et les frais de matériel. Il n'est pas considéré comme approprié de facturer des frais administratifs pour le temps du personnel dentaire.
Dans la plupart des cas, un parent peut demander et obtenir des copies des dossiers dentaires pour les enfants âgés de moins de 16 ans. Bien qu'un patient puisse demander des copies des dossiers dentaires de son conjoint ou d'un enfant de 16 ans et plus, le dentiste aura besoin du consentement de ces personnes pour divulguer leurs dossiers.
La communication et le transfert des dossiers dentaires devraient être effectués dans un délai d'une à deux semaines après réception de la demande. La possibilité de le faire dépend du nombre et du type de dossiers dentaires demandés et de la nécessité de faire appel à un service de duplication externe (pour les radiographies dentaires et les modèles d'étude).
Non. Il est inacceptable de retenir le transfert de documents en raison d'un solde de compte impayé. Il s'agit d'une question commerciale distincte qui peut être traitée conformément aux politiques et aux protocoles de recouvrement du cabinet. Les règlements de l'Ordre doivent être respectés, quel que soit le différend financier entre un patient et un dentiste.
Les différends entre praticiens et les modifications des accords commerciaux ne doivent pas empêcher les patients d'accéder aux informations de santé personnelles contenues dans les dossiers dentaires et nécessaires à la poursuite de leurs soins dentaires. Dans la plupart des cas (sauf accord écrit contraire), les dentistes principaux conservent les dossiers dentaires originaux des patients et doivent fournir des copies des dossiers aux anciens associés, à la demande des patients et avec leur consentement.
Oui, si le patient a consenti à la communication des dossiers. Les patients ont le droit de rechercher des soins auprès d'autres prestataires de soins dentaires et les dentistes doivent fournir des copies des dossiers dentaires à la demande des patients.
Si les dossiers dentaires originaux sont requis pour une enquête du coroner, ils peuvent être communiqués. L'Ordre conseille de demander un document intitulé " Coroner's Authority to Seize During an Investigation " ; si un tel document ne peut être fourni, documentez la demande et le fonctionnaire à qui les dossiers dentaires ont été remis et conservez des copies des dossiers dentaires.
Si des dossiers dentaires sont nécessaires pour un traitement dentaire urgent dans un autre cabinet dentaire et qu'il n'est pas possible d'en faire des copies à temps pour le rendez-vous, un dentiste peut prêter des dossiers dentaires originaux à un autre dentiste à la demande du patient. Dans ce cas, les dossiers dentaires originaux doivent être envoyés directement du dentiste au dentiste par courrier et, après consultation et traitement, les dossiers dentaires originaux doivent être retournés au dentiste qui les a prêtés. Ce dentiste doit documenter le consentement du patient à cet égard, ainsi que leur retour ultérieur.
Le dentiste doit déterminer qui est légalement autorisé à consentir à la divulgation des renseignements personnels sur la santé du patient. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) de l'Ontario, la personne autorisée est le fiduciaire de la succession du défunt ou la personne qui a assumé la responsabilité de l'administration de la succession du défunt. Il peut être utile pour les dentistes de conserver dans le dossier du patient une copie de la documentation attestant le consentement signé de cette personne à la communication de renseignements à la famille du patient.
Au cours d'une enquête sur une personne disparue ou d'une enquête criminelle, la Police provinciale de l'Ontario peut légalement exiger qu'un dentiste lui remette ses dossiers dentaires en produisant un mandat de perquisition délivré par un juge ou un juge de paix. Les dépositaires de renseignements sur la santé peuvent également divulguer des renseignements personnels sur la santé à la police sans mandat dans des circonstances limitées décrites dans la LPRPS.
Les dentistes sont légalement tenus de conserver les dossiers dentaires. Les dossiers cliniques et financiers des patients, ainsi que les radiographies, les rapports de consultants et les prescriptions de médicaments et de laboratoires doivent être conservés pendant au moins dix ans après la date de la dernière entrée dans le dossier du patient. Dans le cas d'un mineur, ces dossiers doivent être conservés pendant au moins dix ans après le jour où le patient a eu 18 ans.
Le même délai de conservation s'applique aux carnets de rendez-vous et aux autres documents de bureau (tels que les registres d'entretien des équipements, le registre de stérilisation et le registre des médicaments).
Légalement, le dentiste (dans le cas d'un accord principal-associé, il s'agit généralement du principal/propriétaire du cabinet) est considéré comme le dépositaire des dossiers dentaires de ses patients. Seul un dentiste peut être le dépositaire des dossiers dentaires de ses patients.
Le dossier financier doit inclure une copie de tout accord écrit avec le patient et fournir un relevé précis du compte du patient, y compris la date et le montant de tous les frais facturés, les frais de laboratoire commercial, les paiements reçus (y compris le mode de paiement) et tout ajustement du compte.
Ces dossiers financiers doivent être conservés pendant au moins dix ans à compter de la date de la dernière inscription dans ce dossier. Dans le cas d'un mineur, ces dossiers doivent être conservés pendant au moins dix ans à compter de la date à laquelle le patient a atteint l'âge de 18 ans.
Les copies des formulaires de demande de remboursement de soins dentaires doivent être conservées pendant au moins au moins deux ans à partir de la date à laquelle la demande a été fournie au patient ou soumise en son nom. Une copie électronique des formulaires de demande de remboursement sur un système correctement sauvegardé est acceptable. Les autres documents provenant des compagnies d'assurance, comme les prédéterminations, les explications des prestations et les talons de chèque, doivent être conservés jusqu'au règlement final du compte.
Les modèles de diagnostic ou d'étude sont considérés comme faisant partie du dossier du patient et doivent être conservés pendant la même période que celle prévue par le règlement. Les modèles de travail n'ont pas à être conservés pendant une période de temps spécifique. La décision de conserver les modèles de travail doit être fondée sur la complexité du cas et est laissée à l'appréciation de chaque praticien.
Oui. Un registre des médicaments doit enregistrer et comptabiliser tous les stupéfiants, les drogues contrôlées, les benzodiazépines et les substances ciblées qui sont conservés sur place au cabinet dentaire. Chaque fois que des médicaments de ces catégories sont utilisés ou dispensés, un enregistrement contenant le nom du médicament, le nombre de médicaments dispensés, le nom du patient et la date doit être inscrit dans le registre. Chaque entrée doit être paraphée ou attribuable à la personne qui l'a faite. En outre, il faut consigner ces informations dans le dossier clinique du patient, ainsi que toute instruction donnée. Conservez le registre dans un endroit sûr du bureau, de préférence avec les médicaments.
Les dentistes sont tenus de préserver la confidentialité des patients lorsqu'ils éliminent des dossiers dentaires. Les dossiers et autres documents doivent être correctement détruits, soit par déchiquetage, soit par incinération. S'il y a de gros volumes de dossiers papier à trier et à éliminer en une seule fois, envisagez de faire appel à une entreprise de déchiquetage ou de gestion de documents. Les dentistes doivent protéger les informations personnelles sur la santé du patient et doivent examiner la politique de confidentialité de l'entreprise. Les dentistes peuvent jeter les photographies, radiographies et modèles à la poubelle une fois que les étiquettes d'identification du patient ont été enlevées, oblitérées ou rendues illisibles. Le recyclage n'est pas une méthode sûre d'élimination des dossiers.
Le fiduciaire de la succession ou la personne qui a assumé la responsabilité de l'administration de la succession du dentiste décédé assume la responsabilité de conserver les dossiers dentaires jusqu'à ce qu'ils puissent être transférés à un autre dentiste.
Oui. Cependant, la législation sur la protection de la vie privée exige que les dossiers dentaires des patients soient stockés dans des locaux sécurisés pour empêcher tout accès non autorisé et les dentistes doivent prendre des mesures raisonnables pour les protéger contre le vol et les dommages causés par le feu ou les inondations. Les dentistes doivent prendre des mesures raisonnables pour les protéger contre le vol et les dommages causés par un incendie ou une inondation. Les dentistes ne sont pas tenus d'informer les patients si leurs dossiers sont stockés dans le sous-sol du cabinet dentaire ou dans d'autres locaux contrôlés par le dentiste. S'ils sont stockés hors site, le consentement du patient doit être obtenu.
La première étape consiste à déterminer quels documents peuvent être récupérés ou sauvés. Il existe des entreprises spécialisées dans la récupération et la reconstitution des documents papier et dans la récupération des données des documents électroniques. Votre police d'assurance responsabilité civile générale ou de frais généraux de bureau peut couvrir certains de ces coûts.
Pour les dossiers électroniques, l'Ordre recommande qu'ils soient sauvegardés régulièrement et stockés dans un environnement physiquement sécurisé hors site. Testez régulièrement vos procédures de récupération pour vous assurer que tous les dossiers des patients et les données critiques peuvent être récupérés et restaurés de manière fiable à partir de la copie de sauvegarde. Si le système ne peut pas être restauré à partir d'une copie de sauvegarde, il peut être possible de récupérer les données d'un disque dur endommagé.
Vous devez informer (verbalement ou par écrit) les patients en cours de traitement et les autres patients actifs de ce qui s'est passé et de la nécessité éventuelle de recréer certains dossiers. Il peut s'agir, par exemple, d'antécédents médicaux, de résultats d'examens, de radiographies et d'autres dossiers diagnostiques nécessaires pour fournir des soins dentaires sûrs et appropriés. Vous voudrez peut-être aussi en informer l'Ordre. Ces renseignements pourraient être utiles en cas de réclamation ou de plainte ultérieure. Décrivez les mesures que vous avez prises pour récupérer ou reconstituer les dossiers dentaires et indiquez quels dossiers restent. Votre rapport doit être fait par écrit et vous pouvez demander qu'il soit versé à votre dossier général, qui est conservé indéfiniment à l'Ordre.
Vous devez être honnête avec le patient sur les dossiers qui ne sont pas disponibles et faire de leur recherche une priorité. Si vous ne pouvez pas trouver les dossiers et qu'ils sont nécessaires pour un traitement dans un autre cabinet, proposez de reprendre uniquement les radiographies nécessaires et de réexaminer le patient gratuitement afin de fournir les informations diagnostiques demandées et nécessaires pour poursuivre ou terminer son traitement, que ce soit dans votre cabinet dentaire ou ailleurs.
Avisez la police du vol et signalez la violation au Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. L'IPC/ON dispose d'un outil d'évaluation de la notification des atteintes à la vie privée qui aide les dentistes à déterminer s'ils ont l'obligation légale de notifier la perte de leurs renseignements personnels sur la santé. Dans la plupart des cas, la notification est obligatoire. Vous pouvez également fournir à l'Ordre un rapport de l'incident et la liste des patients dont les dossiers ont été volés.
Les dossiers papier originaux, les radiographies dentaires et les modèles d'étude d'un patient doivent être conservés et maintenus comme l'exige le règlement.
Le courrier électronique n'est pas un moyen de communication sûr, et peut être vulnérable à l'interception et au piratage par des tiers non autorisés. Les dentistes doivent éviter d'utiliser le courrier électronique pour communiquer les informations de santé personnelles de leurs patients, à moins d'utiliser un service de courrier électronique sécurisé avec un cryptage fort.
Les fichiers radiographiques numériques peuvent également être enregistrés et livrés sur un support tel qu'un CD-ROM ou une clé USB.
L'élimination des dossiers électroniques des patients doit être autorisée par le dentiste. Ils doivent être définitivement supprimés ou effacés de manière irréversible, y compris toute copie de sauvegarde ou autre. Une piste de vérification doit consigner le nom du patient dont les renseignements personnels sur la santé ont été éliminés, la période à laquelle les renseignements se rapportent et la personne responsable de l'autorisation de l'élimination des renseignements.
Dans le cas où les supports électroniques (par exemple les disques durs, les scanners, les imprimantes) doivent être éliminés, les dentistes doivent s'assurer que tous les dossiers des patients sont définitivement supprimés ou effacés de manière irréversible de ces supports. Une autre solution consiste à détruire physiquement le dispositif.
Les dentistes ne doivent pas vendre ou donner les dispositifs de support électronique qui ont stocké les dossiers des patients.
