Communication des dossiers dentaires des personnes décédées ou disparues
Pourquoi les demandes d'assistance sont-elles si importantes ?
Le bureau du coroner en chef de l'Ontario (OCC) traite environ 1 200 cas de restes humains non identifiés par an. Environ 250 de ces personnes sont identifiées avec certitude à l'aide de méthodes dentaires. En raison de l'augmentation de la capacité des nouvelles installations du Bureau du coroner en chef de l'Ontario, vous avez peut-être remarqué une augmentation récente du nombre de courriels de demandes d'assistance.
Si vous possédez des dossiers dentaires qui pourraient aider à confirmer une identification, veuillez contacter ou répondre à la police ou au CCO.
Ceci est extrêmement important et très significatif pour les familles de personnes disparues ou d'autres personnes qui pourraient être victimes d'un crime. Merci de répondre rapidement.
Quelle est la responsabilité légale d'un dentiste de communiquer les dossiers dentaires de personnes décédées ou disparues ?
La loi ontarienne sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) autorise la divulgation de renseignements personnels sur la santé d'une personne décédée ou disparue dans certaines circonstances.
Ce qu'il faut faire
Demandes d'assistance - Police
Lors d'enquêtes policières, les dossiers dentaires peuvent être demandés en vertu de la loi sur les personnes disparues afin de permettre une comparaison avec des restes humains non identifiés.
L'Ordre transmet les demandes de dossiers de la police aux membres par courrier électronique. Si vous possédez des dossiers pertinents qui peuvent aider la police, contactez directement l'enquêteur.
La police utilisera le formulaire 3 ou le formulaire 4 pour demander les dossiers des patients. Si vous recevez une demande de dossiers à l'aide de l'un de ces formulaires, vous devez fournir des copies des dossiers spécifiés. Les dentistes doivent également consigner dans le dossier du patient les détails de la demande, y compris une copie du formulaire et le type d'informations fournies à la police.
Demandes d'assistance - Coroner
Le coroner peut demander des dossiers dentaires pour identifier des restes humains.
La loi sur les coroners de l'Ontario autorise les coroners à saisir tout ce qu'ils estiment raisonnablement nécessaire. Il est de votre responsabilité légale de vous y conformer et des sanctions sont prévues en cas de refus de coopérer.
Le CCO demandera les dossiers dentaires originaux complets au moyen d'un document d'autorisation de saisie, disponible ici. Le médecin légiste précisera les informations à fournir.
Il fournira les coordonnées de la personne à contacter et coordonnera la méthode de transfert (électronique/copie papier) en fonction du lieu. Le formulaire est authentifié électroniquement, il n'y a pas de signature originale.
Les dossiers doivent être transférés à l'endroit spécifié sans retard excessif. Les dentistes doivent discuter de la méthode de transfert avec le médecin légiste s'ils ont des questions. Un coroner peut déléguer son autorité à la police pour compléter la saisie des dossiers dentaires. Tous les originaux des dossiers dentaires et des radiographies concernant la personne décédée doivent être remis à la police.
Les dossiers ne doivent PAS être envoyés directement à l'odontologiste judiciaire.
Dans la région du Grand Toronto, la plupart des examens post-mortem sont effectués à l'unité provinciale de pathologie médico-légale de Toronto. Les dossiers dentaires doivent être envoyés (de préférence sous forme numérisée) à l'adresse FST@ontario.ca. L'unité médico-légale peut organiser un service de messagerie, si nécessaire, pour les documents papier.
En dehors de la région du Grand Toronto, les examens post mortem seront effectués dans l'une des unités de pathologie médico-légale : London, Sudbury, Kingston, Ottawa ou Sault Ste Marie. Les dossiers dentaires doivent être envoyés à l'administrateur désigné dans ces unités. Les dentistes doivent contacter le coroner de l'unité s'ils ont des questions concernant les protocoles.
Les dossiers originaux seront renvoyés une fois que l'odontologiste médico-légal aura terminé son rapport.
Demandes de dossiers émanant de membres de la famille
Les dentistes peuvent également recevoir des demandes de dossiers dentaires de patients décédés de la part de membres de la famille qui ont besoin de ces informations pour demander des prestations d'assurance ou régler des questions de succession. Lorsqu'une personne décède, le fiduciaire de la succession, l'exécuteur testamentaire ou la personne qui a assumé la responsabilité de l'administration de la succession du défunt devient le mandataire spécial et peut demander l'accès aux informations personnelles sur la santé. Vous devez confirmer le statut d'un fiduciaire de la succession en lui demandant :
- une copie du testament ou
- une lettre de l'avocat du patient ou de sa famille.
S'il n'y a pas de fiduciaire, demandez une lettre d'un avocat indiquant qui est responsable de l'administration de la succession.